Business Intelligence 2

Business Intelligence: Awal Era Baru dalam Manajemen

Oleh: Cliff Nelson *)

Kalangan bisnis saat ini didesak untuk selalu memikirkan kembali strategi korporat agar mereka bisa tetap unggul dalam kompetisi dan terus mengikuti perubahan-perubahan yang ditimbulkan oleh kemajuan teknologi. Globalisasi perdagangan dan perkembangan industri informasi tak pelak lagi telah secara drastis mengubah cara eksekutif mengelola bisnis.

Kemajuan dalam TI (Teknologi Informasi) telah membantu menjembatani perdagangan lintas-batas sehingga turut memberikan kontribusi terhadap globalisasi bisnis. Pada gilirannya, globalisasi ini telah memacu kemajuan lebih lanjut dalam TI, sementara kebutuhan akan aplikasi-aplikasi yang lebih cepat telah menjadi bagian integral dari daya saing bisnis.

Kemajuan teknologi memang telah berkembang pada tahap sampai mampu mengubah cara pengambilan keputusan bisnis. Akan tetapi banyak eksekutif mendapatkan bahwa teknologi tersebut sulit digunakan dan ‘terlalu teknis’ untuk dapat dimanfaatkan potensinya secara penuh. Akibatnya, mereka mengesampingkan manfaat teknologi tersebut dalam bisnis mereka. Mereka pun akhirnya lebih menyukai pola-pola tradisional dalam menyimpan, menilai, menganalisa dan menggunakan informasi dalam jumlah besar.

Namun karena globalisasi bisnis berjalan demikian cepat, kebutuhan untuk membuat keputusan-keputusan bisnis strategis dalam hitungan mikrodetik kini sudah menjadi realitas ekonomi. Studi kasus bisnis untuk mengakuisisi teknologi demi kepentingan organisasi bukan lagi menjadi pertanyaan yang harus diperdebatkan. Perubahan bukan lagi sebuah pilihan. Isu fundamental saat ini adalah bukan lagi apakah eksekutif melaksanakan perubahan atau tidak, tetapi sejauh mana kemampuan dan kecepatan organisasi dan individu dapat mengadaptasi perubahan.

Dari sudut pandang proses bisnis, Manajemen Informasi memainkan peran sangat penting. Ledakan pertumbuhan teknologi dan layanan komunikasi, seperti Internet, telah memperkenalkan perspektif sosial-ekonomi baru, termasuk sektor-sektor baru dalam bisnis global. Kemampuan memanfaatkan informasi dan menyampaikan strategi berdasarkan informasi yang tersedia telah menjadi sebuah alat yang ampuh dalam proses pengambilan keputusan bisnis – ‘kekuatan’ untuk memproses informasi menjadi demikian krusial bagi daya saing setiap organisasi.

Apakah artinya untuk bisnis? Sederhana saja. Ilmu-ilmu tradisional yang diaplikasikan untuk manajemen informasi, tidak lagi menonjol dalam masa modern saat ini. Karakteristik-karakteristik utama baru menentukan nilai informasi. Prinsip-prinsip Business Intelligence dibangun berdasarkan karakteristik-karakteristik baru tersebut, yakni:

* Keterbukaan,
* Sensitivitas waktu,
* Ketepatan,
* Saling ketergantungan, dan
* Tipe Data

Keterbukaan

Dengan kemajuan konsep-konsep bisnis seperti Electronic Commerce dan One-To-One Marketing, nilai keterbukaan informasi telah meningkat. World Wide Web adalah agen utama yang mendorong keterbukaan informasi ini. Suasana keterbukaan informasi saat ini memberikan tekanan tambahan bagi para pimpinan perusahaan untuk melindungi kepemilikan informasi rahasia mereka melalui aplikasi-aplikasi teknologi yang tepat guna.

Walaupun aplikasi-aplikasi tersebut kini meningkat pemanfaatannya, mayoritas dari aplikasi-aplikasi tersebut dilaksanakan pada tingkat manajemen menengah. Hal ini menyebabkan para top eksekutif bergantung pada hard copy laporan-laporan manajemen yang untuk mengolahnya biasanya memakan waktu seharian. Untuk menghindari masalah tersebut, para perancang sistem mulai memasukkan lapisan informasi eksekutif (executive information layer), yang disebut Business Intelligence System (BIS), dalam arsitektur jaringan TI mereka.

Business Intelligence (BI) pada hakekatnya adalah mengetahui hal-hal fundamental dan faktor-faktor yang mempengaruhinya, yang membentuk suatu bisnis. Repositori informasi korporat yang kompleks bertindak sebagai fondasi dari BIS. Executive Information Layer di dalam sistem membantu manajemen puncak untuk menggunakan Business Intelligence dengan cara tak terbatas dalam manajemen bisnis sehari-hari.

Sensitivitas Waktu

Kebutuhan akan informasi yang bersifat peka waktu (time-sensitive) menjadi sangat penting sejak lahirnya on-line computing. Pemimpin perusahaan modern, yang mengelola rangkaian entitas bisnis, sangat menghargai skenario pengambilan keputusan berdasarkan informasi seperti itu. Karena eratnya relevansi dan informasi operasional yang tepat waktu dalam proses pengambilan keputusan bisnis, saat ini berkembang sebuah trend di Asia untuk dapat mengakses langsung ke informasi bisnis.

Namun demikian, trend tersebut bervariasi dari satu negara ke negara lainnya di kawasan Asia Pasifik. Dibandingkan negara lainnya, negara-negara seperti Singapura, Australia, Selandia Baru, Hongkong, Taiwan dan Korea, umumnya memimpin dalam pemanfaatan TI oleh kalangan eksekutif

Alasan sulitnya memahami TI pada lingkup manajemen puncak lebih disebabkan oleh kompleksitasnya. Personal computing agaknya telah mengurangi kesenjangan ini, tetapi hanya untuk aplikasi-aplikasi seperti word processing dan electronic mail.

Akses on-line terhadap sistem-sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang berfungsi sebagai urat nadi perusahaan, tetap dipandang kompleks dan merupakan urusan para spesialis. Banyak CEO (Chief Executive Officer) yang mengelola bisnis bernilai jutaan dollar, terus bergantung pada tumpukan hard copy laporan-laporan yang lebih sering terlambat diolah menjadi sesuatu yang bernilai tinggi bagi manajemen puncak.

Selain perancang network, yang mengintegrasikan BIS ke dalam sistem-sistem informasi perusahaan, para provider teknologi global sedang membangun feature ini ke dalam produk-produk mereka. Sebagai contoh, Oracle Corporation yang merupakan provider manajemen informasi terkemuka, mempelopori dimasukkannya teknik-teknik BI ke dalam suite ERP mereka. Oracle berharap dengan memberikan kesempatan pada para CEO menggunakan peralatan khusus untuk mengakses langsung sistem ERP suatu perusahaan, manajemen puncak dapat menelusuri indikator utama kinerja bisnis secara ‘live’ dan membuat keputusan-keputusan bisnis strategis berdasarkan data.

Dennis Jullock, Senior Director for Applications dari Oracle mengatakan, "Setiap perusahaan yang telah bekerjasama dengan kami dalam implementasi solusi-solusi bisnis pada akhirnya membutuhkan sebuah sistem khusus yang memperkuat business intelligence mereka." Kebutuhan ini dirasakan sangat mendesak pada industri-industri seperti telekomunikasi, perbankan dan lembaga keuangan, transportasi, manufaktur dan energi, di mana isu-isu bisnis seperti globalisasi dan deregulasi adalah topik sehari-hari.

"Selain itu, perubahan-perubahan konstan dalam perekonomian saat ini telah menekankan kebutuhan atas perangkat manajemen dalam corporate computing. Yang lebih penting lagi, efisiensi CEO sebagai pengambil keputusan menjadi semakin ditentukan oleh masalah apakah ia terlibat langsung dalam pemanfaatan TI, karena cepatnya perubahan informasi pada Abad Informasi ini."

Jolluck mengidentifikasi beberapa contoh indikator kinerja BIS dan pertanyaan dapat terjawab melalui sistem tersebut:

* Pemanfaatan kapasitas – Berapa banyak penjualan yang dapat saya hasilkan sebelum memperbesar kapasitas manufaktur? Apa yang sebaiknya saya outsource terlebih dahulu agar dapat menunda pembangunan pabrik baru?
* Pengadaan (Procurement) - Siapakah pemasok (supplier) saya yang paling efisien? Berapa banyak yang dapat dihemat dengan mengkonsolidasikan para pemasok terbaik saya?
* Analisa waktu dan biaya – Mengapa biaya yang saya keluarkan meningkat pada suatu daerah tertentu?
* Pelanggan – Pelanggan mana yang harus saya targetkan untuk penjualan produk baru?
* Efisiensi promosi - Program pemasaran manakah yang berjalan, paling hemat biaya dan mengapa?
* Pelatihan – Seberapa efektif program-program pelatihan saya membuahkan hasil?
* Bagaimana pelatihan mempengaruhi produktivitas? Prakiraan kas – Seberapa besarkah arus kas yang diperkirakan masuk dan keluar per mata uang?
* Oleh karenanya, haruskan saya mengubah simpanan mata uang asing jangka pendek saya?

Ketepatan

Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut membutuhkan tingkat ketepatan tinggi. Dalam dunia yang terbuka dengan tekanan waktu yang sangat besar, akurasi informasi dapat dikompromikan. Ini sebenarnya masalah manusiawi. Untuk alasan inilah desainer sistem informasi modern perlu membangun ke dalam arsitektur mereka beberapa tingkatan redundansi yang digunakan sebagai ukuran tambahan dalam menjamin ketepatan informasi.

Ini merupakan tugas sulit dan sangat menantang karena seorang desainer hanya dapat menjamin kinerja dan kehandalan dari sistem dibawah pengawasannya. Bagaimana pun, network computing mengintegrasikan banyak sistem yang berbeda-beda – baik di dalam maupun di luar perusahaan. Sementara itu, hanya terdapat sedikit pilihan apakah menerima atau menolak apa yang tersedia dalam public domain networks, sebuah skenario yang berbeda yang berasal dari sistem-sistem yang menghubungkan para pemasok, partner dan pelanggan.

Extended corporate intranet, atau kadang dikenal dengan extranet, memungkinkan para desainer sistem untuk menyepakati standar yang mengatur ketepatan informasi yang mengalir dari entitas-entitas yang otonomi tetapi saling berkaitan.

Dengan mengaplikasikan prinsip-prinsip BIS dalam sebuah network, CEO perusahaan benar-benar dengan mudah mengekstraksi informasi on-line dengan tepat tentang hal-hal seperti prakiraan penjualan dan manajemen, logistik dan manajemen mata rantai suplai, demand generation, tingkah laku dan kepuasan konsumen, analisa biaya dan manajemen finansial, perencanaan sumberdaya manusia dan pengembangan produk.

Saling Ketergantungan

Network atau Internet Computing secara jelas mengungkapkan adanya tingkat ketergantungan yang tinggi. Karakteristik utama dari Manajemen Informasi modern inilah yang dipersiapkan untuk berkembang. Karena organisasi dan individu memanfaatkan Internet di seluruh dunia, hasil informasi yang diolah, nantinya akan semakin kait-mengait.

Untuk benar-benar efisien dan terdepan dalam persaingan bisnis, para pemimpin bisnis perlu untuk mengikuti perkembangan di sekitarnya. Bukan hanya perkembangan yang sebenarnya dalam sebuah perusahaan, tetapi juga pihak-pihak di luar perusahaan, termasuk di dalamnya mitra bisnis, pelanggan dan pemasok. Dengan adanya tingkat ketergantungan tersebut, manajemen puncak perlu menjaga mitra bisnis mereka dalam suatu extended enterprise, yang selalu mengikuti segala gerakan-gerakan strategis yang menentukan arah bisnis.

Dalam suatu lingkungan bisnis yang banyak dipengaruhi oleh faktor eksternal, seperti perekonomi di Asia yang kini memburuk, perubahan-perubahan strategi bisnis bisa dan benar-benar dapat terjadi dalam waktu singkat. Tanpa sebuah BIS, manajemen puncak tidak mungkin dapat mengadopsi pendekatan analitis dalam menangani permasalahan-permasalahan bisnis yang diciptakan oleh kekuatan eksternal dalam waktu yang sangat cepat.

Sebagaimana yang kita saksikan, masalah ini telah menjadi penyebab utama dari banyaknya kegagalan perusahaan dan bisnis dalam krisis yang kini berlangsung.

Karena itu, BIS perlu memperhitungkan inter-dependensi informasi, tidak hanya secara internal, tetapi juga eksternal. Selain itu, sistem-sistem tersebut perlu tanggap terhadap perubahan-perubahan yang mentransformasikan sifat sebuah industri atau sektor, karena hal tersebut mempengaruhi informasi yang kelak dihasilkan.

Di sektor telekomunikasi, misalnya, datangnya telekomunikasi, teknologi broadcasting dan elektronik secara bersamaan telah mengakibatkan perubahan-perubahan fundamental dalam skenario bisnis. Trend ini, yang secara kolektif dikenal sebagai Konvergensi, menciptakan suatu lingkungan informasi yang saling bergantung satu sama lain.

Tipe Data

Bagaimana pun, setiap sektor dalam bentuk asalnya memproduksi informasi primer dengan format berbeda, seperti audio dalam komunikasi, video dalam broadcasting dan teks dalam elektronik. Konvergensi mengacu pada penyampaian tipe-tipe data tersebut, kepada pelanggan, dengan channel tunggal.

Liberalisasi yang terus-menerus dari komunikasi dan informasi, telah melipatgandakan dampak dan jangkauan informasi, yang menggunakan tipe-tipe data tersebut, baik di masyarakat maupun di kalangan bisnis.

Pandangan tradisional bahwa informasi korporat kebanyakan berbasis teks (text-based) sudah usang. Multimedia merambah ke desktop dan kantor-kantor direksi. Perkembangan ini perlu dipandang sebagai sebuah peluang karena sistem informasi eksekutif yang tepat saat ini dapat dibangun untuk menyampaikan informasi dengan cara yang paling efektif untuk manajemen puncak.

Pangkalan data perusahaan, atau Data Warehousing, saat ini tidak dibatasi untuk informasi tekstual. Perpustakaan digital perusahaan saat ini dapat berbentuk sebuah gudang multimedia. Di dalamnya tercakup video, audio, tekstual dan data spasial. Hal ini tentu meningkatkan kekayaan informasi dari manajemen informasi perusahaan. Keberadaannya telah memperluas batas-batas analisa dan presentasi data.

Para desainer BIS perlu mewaspadai perkembangan ini. Hal ini menjadi lebih penting pada saat informasi perusahaan berbasis Internet marak digunakan. Internet adalah sebuah sumber data yang sangat kaya dengan data multi-media. Executive information layer dapat memanfaatkan beragam tipe data tersebut dan menggunakannya untuk meyakinkan kesederhanaan dan estetika dalam manajemen informasi.

Aplikasi-aplikasi tersebut secara khusus dapat bermanfaat untuk sektor-sektor bisnis yang mengolah data audio-visual dan spasial. Contohnya adalah sektor-sektor ekonomi seperti pertambangan, minyak dan gas, pertanian, teknologi luar angkasa, hiburan dan industri perfilman serta yang tidak kalah penting berbagai jenis fungsi pemerintahan seperti perencanaan ekonomi, pertahanan dan keamanan.

Kesimpulan

Untuk tetap dapat bersaing, kalangan bisnis selalu mencari cara-cara untuk memperbaiki produktivitas dan efisiensi dalam infrastruktur perusahaan – dari front-office sampai back-office. Di masa-masa ketidakpastian ekonomi, kebutuhan untuk memaksimalkan sistem bisnis menjadi jauh lebih krusial terhadap daya saing keseluruhan perusahaan. Satu fakta yang terungkap dari kekacauan ekonomi yang telah tampak menimpa Asia adalah bahwa banyak perusahaan harus meninjau ulang strategi-strategi mereka dengan memaksimalkan sumber daya yang tersedia.

Terlepas dari mengkaji arah bisnis, para pemimpin bisnis juga perlu meneliti dengan seksama efisiensi perusahaan. Fakta bahwa Corporate Information System adalah mesin dari efisiensi bisnis, telah meningkatkan kebutuhan akan penilaian dan tinjauan ulang secara berkesinambungan guna meninjau bagaimana informasi dapat menggerakkan strategi-strategi bisnis perusahaan.

Telah tiba saatnya bagi sistem-sistem informasi tersebut untuk dirancang kembali dengan ‘CEO in mind’. Fasa pertumbuhan bisnis berikutnya di kawasan Asia Pasifik akan lebih berat dengan tingkat kompetisi yang tinggi dan kekuatan-kekuatan eksternal, seperti perjanjian perdagangan regional yang mempengaruhi bisnis global.

Sebuah aplikasi yang membantu para eksekutif membuat keputusan krusial berdasarkan informasi strategis yang tersedia dengan menyampaikan analisa kualitatif dan kuantitatif bagi para eksekutif bisnis dalam waktu yang tepat, telah menjadi kebutuhan kompetitif. Oracle telah menghadirkan teknologi untuk desktop untuk para CEO dengan cara yang memungkinkan teknologi tidak hanya dapat diakses secara mudah, tetapi memungkinkan teknologi menjadi sebuah ekstensi krusial dari proses pengambilan keputusan bisnis.

*) President Director, PT Oracle Indonesia
Sumber:http://www.infoperpus.8m.com/artikel/00007.htm 11juni2009 jam18:46